Compras y administración
De la requisición de compra a la factura: ¿quién recibió las tres piezas que faltan?
Una empresa pide 60 sillas a $1,250 MXN cada una para equipar dos oficinas. Almacén cuenta 57 en el primer camión. La factura llega por las 60. Con un sistema de órdenes de compra, cuentas por pagar debería poder abrir ese renglón y saber cuánto se pidió, cuánto se recibió y quién está aclarando la diferencia.
La requisición empieza dentro de la empresa
La requisición de compra documenta qué necesita un área, para cuándo y con cargo a qué presupuesto. En el ejemplo, operaciones solicita 60 sillas y la dirección autoriza comprarlas hasta un importe acordado. La orden de compra ya identifica al proveedor, la cantidad, el precio convenido y el destino. Mantener ambos folios relacionados permite saber por qué se hizo la compra aunque más tarde se reparta entre proveedores.
Pediríamos que la persona que cotiza pueda cambiar un proveedor antes de emitir la orden y que una variación que exceda la autorización regrese al responsable. Vale la pena definir con tu equipo qué medida dispara la revisión: el importe total, el precio por pieza, la cantidad o el centro de costo. Un cambio de dirección de entrega y un aumento de precio pueden requerir aprobaciones diferentes.
Antes de emitir la orden, una empresa que invita a varios proveedores necesita comparar ofertas vigentes por partida. Este es el recorrido de un comparativo de cotizaciones de proveedores.
Lo que sí puedes comprobar al recibir 57 sillas
Con el precio del ejemplo, el valor pedido es $75,000 MXN y el valor de las 57 unidades recibidas es $71,250 MXN. Quedan tres unidades por $3,750 MXN pendientes de entrega o aclaración. Los importes usan el mismo precio unitario y excluyen cargos adicionales para que la comparación sea reproducible. Detectar la diferencia deja una excepción que el responsable puede resolver según lo acordado con el proveedor.
En la pantalla de recepción conservaríamos la remisión, la fecha, el destino y quién contó las piezas. Si las tres restantes llegan al día siguiente, se registra una segunda recepción sobre la misma orden. El historial debe permitir reconstruir qué sabía el equipo en el primer corte. La conciliación entre orden, recepción y factura también se documenta en la guía de cuentas por pagar de Microsoft.
La recepción parcial también afecta tesorería. Un sistema de cuentas por pagar permite revisar qué saldo se puede programar para pago y qué diferencia debe aclararse con el proveedor.
Una entrega en la otra oficina también necesita folio
Veamos una excepción distinta. El proveedor informa que dejó las tres sillas en la segunda oficina. Si solo compras puede editar una cantidad global, podría cerrar la orden sin que esa oficina encuentre las piezas. En el piloto pediríamos a la segunda sede registrar una recepción con su responsable y vincularla con las tres unidades. Hasta entonces el sistema debe mantener abierta la diferencia.
Dejaríamos separados los permisos de pedir, autorizar, recibir y resolver discrepancias. En una empresa pequeña una persona puede asumir varias tareas. Lo importante para quien dirige es que cada movimiento quede atribuido y que el equipo sepa cuáles requieren otra revisión. Si el proveedor también confirmará cantidades en línea, conviene definir el límite entre el sistema interno y el portal de proveedores.
Qué pedir en la demostración de un software de compras
Entregaríamos al proveedor una requisición, una orden y dos remisiones ficticias. Le pediríamos reconstruir la compra usando los folios, buscar las tres unidades pendientes y mostrar qué ocurre si se intenta cargar una remisión por segunda vez. Un buen cierre de la prueba permite llegar desde el total de la orden hasta cada recepción, con su fecha y su sede.
En Obediente evaluamos el sistema que ya utiliza tu empresa antes de proponer software a medida. Si compras ya emite órdenes correctamente, el alcance podría empezar en recepción y conciliación. Podemos revisar las muestras por videollamada con las sedes que intervienen y separar en la propuesta lo que ya funciona de lo que hace falta desarrollar.