Software para empresas
Software de inventarios: ¿cuánto puedes prometer en cada sucursal?
Un cliente pide cinco piezas para recoger hoy. Tu pantalla marca doce. ¿Puedes confirmar la venta? Depende de cuántas piezas están apartadas, cuáles pasaron la revisión de calidad y en qué sucursal se encuentran. Al elegir un software de inventarios, conviene empezar por esa llamada de ventas. En Obediente revisamos cómo se mueve tu mercancía y qué información necesita tu equipo antes de comprometer una entrega.
Doce piezas en bodega, cuatro disponibles
Imagina una refaccionaria con sucursales en San Luis Potosí y León. En San Luis hay doce bombas de agua con la misma clave. Seis están apartadas para pedidos confirmados y dos llegaron dañadas. Quedan cuatro para vender. Si el mostrador consulta únicamente la existencia física, puede comprometer cinco y descubrir el faltante cuando el cliente ya está en camino.
Para el vendedor importa el saldo disponible por sucursal. Para quien recibe mercancía importan también las doce piezas físicas, incluso las dañadas. Un mismo sistema de inventarios debe poder dar ambas respuestas. La documentación de Shopify sobre estados del inventario ilustra esta distinción. Al evaluar una herramienta, comprobamos qué significa cada columna en tu operación.
Qué pasa mientras la mercancía viaja
Supongamos que León envía tres bombas a San Luis. Según la regla acordada para esta refaccionaria, las tres salen del disponible de León al despacharse y quedan en tránsito. San Luis sigue teniendo cuatro para vender. Si recibe las tres en buen estado, puede ofrecer siete. Si llegan dos, puede ofrecer seis y queda una por aclarar. Ese faltante merece seguimiento aunque el chofer ya haya entregado el paquete.
Un traspaso tiene un origen, un destino y dos momentos que pueden ocurrir en días distintos. Microsoft documenta la salida y la recepción de transferencias como operaciones separadas en una de las modalidades de Business Central. También revisaríamos qué ocurre con una devolución: una bomba devuelta para inspección pasa al conteo físico, y vuelve a estar disponible cuando la persona autorizada aprueba su estado.
Cuándo comprar, integrar o desarrollar
Un programa estándar puede bastar si ya maneja tus sucursales, permite apartados y traspasos parciales, y deja consultar quién ajustó una cantidad. Si la demostración resuelve el pedido de las cinco bombas de principio a fin, conviene comparar licencias, capacitación, migración del catálogo y soporte antes de plantear un desarrollo.
La integración cobra sentido cuando el almacén ya da cifras confiables, pero la tienda en línea publica un saldo distinto. Revisamos cuál sistema será la referencia, cuándo se actualizará el otro y cómo detectar una venta cuya actualización quedó pendiente. Si los dos registran la misma salida, una integración mal definida puede descontar dos veces.
El software a medida merece consideración cuando una regla decisiva sigue dependiendo de llamadas o de una hoja paralela. Por ejemplo, si surtir un kit exige reservar varias piezas de distintas sucursales bajo un mismo pedido. En Obediente delimitamos esa dificultad y evaluamos si basta con desarrollar el módulo que falta.
Tres pruebas útiles antes de aceptar el sistema
En una revisión con ventas y almacén, llevaríamos una sola clave de producto y un pedido de muestra. Estas pruebas permiten acordar qué resultado debe ver cada persona antes de poner en marcha la solución.
- Dos vendedores intentan apartar la última pieza. Sólo uno recibe la confirmación y el otro ve la cantidad disponible actualizada.
- Una sucursal recibe menos unidades de las enviadas. El sistema registra la recepción parcial y permite identificar el traspaso y la pieza pendiente.
- Una persona de ventas intenta ajustar una existencia. El permiso se lo impide. Cuando un responsable autorizado registra la corrección, queda constancia del motivo y del cambio de cantidad.