Software a medida
Control de combustible cuando los litros y el kilometraje no cuadran
Una flotilla ve una carga de 80 litros asignada a la camioneta 12, pero ese día la unidad estaba en taller. El cargo existe y la tarjeta también. Falta averiguar qué se cargó, a qué vehículo y con qué evidencia. Un sistema de control de combustible debe facilitar esa investigación antes de incorporar el movimiento al indicador de consumo.
Qué relaciona una tarjeta con un vehículo
Una empresa puede asignar la tarjeta a una unidad o dársela a una persona que cambia de vehículo. En el segundo caso, conocer el titular no basta para decidir a qué camioneta corresponde el gasto. El registro necesita fecha, litros, tipo de combustible y alguna referencia del vehículo al que se atribuye la carga. Conviene conservar de dónde salió esa referencia, sobre todo si el operador la capturó manualmente.
Samsara documenta que una carga puede quedar sin verificar cuando el dato disponible no identifica al vehículo o cuando varias unidades estaban cerca de la estación. Para nuestro ejemplo revisaríamos la orden de taller, el ticket y los cambios de unidad de ese turno. El gasto sigue formando parte de la conciliación de la tarjeta mientras se investiga la unidad. Puede quedar fuera del rendimiento individual hasta que se aclare, con un responsable asignado para que el cargo no desaparezca del cierre.
Cuándo se pueden dividir kilómetros entre litros
Supón que una camioneta sale con tanque lleno, recorre 420 km y vuelve a llenar con 60 litros. Si ambas lecturas del odómetro corresponden a esa unidad y no hubo otras cargas, el rendimiento de ese tramo es 7 km por litro. En una variante del ejemplo, el conductor recorre los mismos 420 km y al terminar compra sólo 25 litros, sin volver al nivel inicial. Dividir los mismos kilómetros entre 25 produciría 16.8 km por litro, pero no describe el combustible consumido durante la ruta.
La plataforma debería poder marcar periodos incompletos y distinguir litros comprados de una estimación de consumo. También conviene separar el kilometraje capturado del que entrega la telemetría y señalar cuál se usó. Un cambio de unidad, una carga faltante o una distancia tomada en millas puede explicar una variación aparente.
Una conciliación para quien administra la flotilla
A la demostración lleva una semana de ejemplo con una carga normal, otra duplicada en el archivo y la de la camioneta que estaba en taller. Administración debe identificar el gasto total del periodo. Operaciones necesita ver qué litros tienen unidad confirmada. La persona que atiende aclaraciones debe poder abrir el ticket y dejar documentada su resolución.
En Obediente evaluamos la integración de tarjetas, telemetría y administración con archivos de muestra. Si tu plataforma de flotilla ya resuelve la asignación, podemos limitar el proyecto a entregar las cargas aprobadas al sistema administrativo y conservar las diferencias pendientes para el próximo cierre.