Software empresarial
Software de cobranza para empresas que venden a crédito
Un cliente llama el jueves y promete depositar $8,000 el viernes. Ventas anota «pagado» en su hoja. El lunes, tesorería encuentra un depósito de $5,000 y cobranza tiene que reconstruir la conversación antes de llamar. Para elegir un software de cobranza, probaríamos primero si las tres personas pueden explicar el saldo de esa cuenta y el siguiente paso.
Una promesa cambia la próxima llamada
Imagina una factura abierta de $18,000 MXN. Al registrar la promesa de $8,000, la cuenta sigue con $18,000 pendientes. Lo que cambia es la agenda del gestor. Ahora sabe qué monto espera, en qué fecha y quién habló con el cliente. Si alguien vuelve a prometer otra fecha, interesa conservar el primer compromiso y el motivo del cambio.
Luego tesorería identifica el depósito de $5,000 y confirma que corresponde a esa factura. El abono aplicado deja $13,000 de saldo. Si ambas partes mantienen la promesa original, todavía faltan $3,000 para cumplirla. Mostrar por separado los $13,000 pendientes de la factura y los $3,000 pendientes del compromiso evita pedir al cliente una cantidad equivocada. Microsoft documenta ese tratamiento del pago parcial en su módulo de cuentas por cobrar.
En una administración de condominios, la referencia que identifica el cobro suele ser la unidad. Así funciona un sistema de cuotas, abonos y estados de cuenta por departamento.
La cuenta difícil empieza con un depósito sin referencia
Dos sucursales de un mismo grupo compran por separado y el corporativo envía una transferencia para ambas. El nombre del depositante puede coincidir con el grupo sin identificar las facturas. En una demo propondríamos dejar el pago recibido pendiente de aplicar, con un responsable que pida el desglose. Cobranza necesita ver que hay dinero por aclarar antes de contactar al comprador.
Una vez confirmado el reparto, la ficha debería mostrar qué parte se aplicó a cada documento y cómo volver al movimiento original. Si alguien asignó el importe a otra sucursal, pedimos que la corrección conserve la aplicación previa y el motivo. Eso le permite a un compañero retomar la cuenta aunque cambie el turno.
Cuando el banco agrupa depósitos o descuenta comisiones, el importe por sí solo puede inducir a error. Así planteamos una conciliación bancaria automatizada con revisión de diferencias.
Qué debería aparecer al abrir la cartera por la mañana
Para quien gestiona cien cuentas, el saldo mayor rara vez cuenta toda la historia. En una bandeja de trabajo separaríamos las promesas que vencen hoy, los depósitos por aclarar y las facturas que el cliente impugna. Una aclaración por mercancía incompleta puede necesitar respuesta de almacén antes de que tenga sentido enviar otro recordatorio.
En la ficha se puede mostrar el último acuerdo, su responsable y una fecha de seguimiento. Antes de automatizar avisos acordamos qué situaciones los suspenden y quién los reactiva. Si ventas ya usa un CRM para dar seguimiento a clientes, revisamos qué información necesita consultar allí y qué movimientos debe confirmar exclusivamente tesorería.
Una prueba con tres cuentas antes de conectar la cartera completa
Proponemos reunir a la persona que cobra y a quien aplica depósitos para revisar tres cuentas de muestra. Una se paga completa, otra lleva un abono y la tercera tiene una aclaración. Al terminar el recorrido, ambas personas deben poder explicar las diferencias entre el saldo de apertura y el de cierre y señalar qué cuenta requiere una llamada.
Con Obediente puedes revisar estas pruebas a distancia desde cualquier estado de México. En una primera versión de software a medida acordaríamos de qué sistema salen los documentos, quién valida los pagos y con qué frecuencia se actualizan. Así puedes cotizar un alcance que empiece con una cartera concreta y decidir después qué otras sucursales incorporar.
Cuando vendes una suscripción, además de conciliar el dinero debes decidir qué sucede con el acceso del cliente. Lo mostramos en la guía de pagos recurrentes para plataformas SaaS.