Inteligencia de negocios
Cómo evaluar un tablero de indicadores cuando cada sucursal vende distinto
Una sucursal gana 9 de 10 cotizaciones. Otra gana 45 de 90. Si dirección promedia sus porcentajes, reportará un 70 % de conversión. Si pregunta cuántas de las 100 oportunidades se ganaron, la respuesta es 54 %. Las dos operaciones aritméticas están bien. Solo una responde qué proporción de las cotizaciones terminó en una venta para la empresa.
La pregunta que fija el denominador
En este ejemplo ficticio, las dos sucursales cerraron todas las cotizaciones de la muestra y cada folio pertenece a una sola sede. Una convierte 90 % y la otra 50 %. El promedio simple, 70 %, da el mismo peso a cada sucursal y sirve si quieres conocer el desempeño promedio de una sede. El 54 % da el mismo peso a cada oportunidad y responde cuánto convierte la empresa en conjunto. Un tablero de indicadores debería ponerle nombre a cada medida que muestre.
Antes de crear una gráfica acordaríamos qué cuenta como oportunidad, cuándo se considera ganada y qué hacer con las cotizaciones abiertas. Si enero incluye cotizaciones recién enviadas y diciembre solo muestra expedientes cerrados, la comparación mezcla tiempos de maduración distintos. Para una revisión de ventas podríamos mostrar juntas las ganadas, las perdidas y las que aún esperan respuesta dentro del mismo grupo.
La cifra de la junta debería abrirse hasta el folio
Supongamos que la sucursal con diez cotizaciones emitió dos versiones para el primer prospecto. Si el reporte cuenta cada PDF como una nueva oportunidad, su denominador cambia por una corrección de precio. Definiríamos si la unidad de análisis es oportunidad, cotización o versión y documentaríamos dónde se conserva el identificador original. En un tablero para ventas, hasta una modificación pequeña puede afectar la comparación de todo el mes.
Cuando la información llega de un CRM y un sistema administrativo, también hay que decidir qué acredita cada resultado. Una venta aceptada, una orden surtida y un pago recibido tienen fechas diferentes. El diseño de modelos analíticos que describe Microsoft en su documentación sobre esquemas de estrella ayuda a distinguir qué representa cada fila y con qué dimensiones puede agruparse.
Qué mostrar cuando una sucursal aún no ha enviado sus datos
El reporte se abre a las nueve. Una sede ya cargó el cierre y la otra dejó un archivo pendiente. Una cifra de ventas en cero haría creer que la segunda sede abrió sin actividad. Para ese caso mostraríamos el último corte disponible por fuente y señalaríamos qué total solo incluye información parcial. Así la dirección puede tomar la decisión de esperar o analizar las sedes que sí entregaron, con el contexto delante.
Acordaríamos con quien usa el informe cuánta demora puede tolerar. Para una junta mensual puede servir una carga revisada por administración. Para redistribuir pedidos durante el día quizá se requiera actualizar más seguido y supervisar las conexiones. Cada frecuencia tiene un costo distinto de desarrollo y de operación. La propuesta debe explicar cómo se recuperará una carga fallida y quién recibirá el aviso.
Cómo comprobar que el primer tablero sirve para decidir
Pediríamos a dirección una decisión reciente: por ejemplo, si conviene reforzar el seguimiento comercial en una sucursal. Elegiríamos dos periodos cerrados, un reporte de referencia y unos cuantos folios que el equipo reconozca. En la demostración debe poder cambiar de periodo, explicar una variación y llegar a las cotizaciones que la causaron. Si el responsable sigue exportando todo a Excel para comprobar la cifra, conviene averiguar qué detalle falta.
En Obediente podemos revisar a distancia los reportes de distintas sedes de México con un extracto de datos ficticios de la misma estructura. Antes de proponer otra plataforma evaluamos si bastan las herramientas actuales, si el problema está en la integración de los sistemas o si hace falta un tablero propio con permisos por sucursal.