Administración de clínicas
Cómo elegir software dental para presupuestos por etapas, anticipos y sillones
El martes hay un odontólogo libre, pero el único sillón con el equipo que requiere la cita está ocupado. Además, la persona aceptó una etapa del presupuesto y pidió decidir sobre la siguiente después. Si recepción confirma el horario con una mirada al calendario general, puede prometer a la vez un recurso ocupado y un servicio que sigue en conversación.
Qué significa aceptar sólo una parte del presupuesto
Tomemos una situación administrativa hipotética. La clínica prepara un presupuesto de $8,500 MXN dividido en dos etapas, una de $5,000 y otra de $3,500. La persona acepta sólo la primera y deja un anticipo de $2,000 para ella. La ficha debe mostrar que faltan $3,000 para cubrir el presupuesto de la etapa aceptada y distinguir qué parte ya es exigible según el acuerdo de pago. La segunda etapa se conserva como propuesta. Presentar $6,500 como saldo exigible incorporaría una decisión que la persona todavía no tomó.
Si la cotización se revisa en una visita posterior, caja necesita consultar la versión aceptada cuando recibió el anticipo. La documentación de Dentalink muestra en la ficha presupuestos, citas, prestaciones y pagos como actividades diferenciadas. En una demostración vale la pena comprobar que una corrección al presupuesto no borre el movimiento de caja ni convierta la propuesta pendiente en un cargo.
Cuando la disponibilidad del profesional y la del sillón no coinciden
Imagina dos sillones y dos citas. El profesional está libre a las 12:00. El sillón que la clínica asigna a esa clase de cita queda disponible a las 12:30. La agenda necesita consultar ambos recursos durante toda la duración prevista. Una columna en blanco con el nombre del odontólogo no resuelve el conflicto. Recepción debe poder ofrecer un horario viable y saber qué cita impediría elegir otro.
Ahora mueve la primera visita al jueves. La prueba consiste en consultar el horario liberado, la nueva reserva y el anticipo. El dinero sigue vinculado al presupuesto aceptado aunque cambie la fecha. Si la clínica necesita comunicar el cambio internamente, cada área debe entender qué pasó sin exponer al personal de caja información clínica ajena a su función.
Qué revisar con recepción antes de invertir
Una plataforma dental existente puede ser suficiente cuando el catálogo, los sillones, las autorizaciones y las reglas de cobro coinciden con la operación. Para compararla, pide completar una reserva realista desde dos puestos de recepción a la vez. También se revisa el recibo del anticipo después de mover la cita. Debe conservar la etapa y el importe originales. Solo un puesto debe poder confirmar la misma franja del mismo sillón. La otra persona debe ver el conflicto a tiempo de ofrecer otra opción.
Cuando ya hay expediente y agenda, en Obediente podemos evaluar una integración entre recepción y administración centrada en esos identificadores. Una muestra de presupuesto por etapas y dos horarios incompatibles permiten estimar el trabajo sin compartir historias clínicas. La persona responsable del tratamiento conserva las decisiones clínicas.