Software jurídico
Qué pedir a un software para abogados cuando un cliente tiene varios asuntos
Una empresa llama para preguntar cómo va su asunto. El despacho lleva dos para ese cliente y acaba de recibir un documento relacionado con uno solo. Si la respuesta depende de buscar el último correo por nombre de la empresa, es fácil compartir el avance equivocado. Un software para abogados necesita mantener separados los asuntos, sus responsables y lo que el despacho decidió comunicar.
Qué información pertenece a cada asunto del cliente
Imagina un despacho que trabaja en dos proyectos para la misma empresa. Uno está relacionado con la revisión de un arrendamiento y otro con la atención de una reclamación. La ficha del cliente puede reunir los datos de contacto comunes. Cada asunto requiere su propio folio, documentos, responsables y lista de personas autorizadas para verlos.
La separación también importa dentro del despacho. Alguien que apoya en el arrendamiento quizá no participa en la reclamación. Para evaluar la herramienta, probaríamos buscar el nombre de la empresa desde ambos perfiles y abrir un enlace directo al documento de la otra carpeta. El acceso debería respetar el asunto autorizado, incluso cuando el cliente y el dominio de correo coincidan.
Qué fecha confirmará el abogado que recibe la tarea
El lunes se registra una meta interna para revisar un borrador el miércoles. El martes llega un documento que requiere valoración del abogado responsable. La fecha de llegada, el compromiso interno del miércoles y cualquier fecha que el profesional verifique para su actuación deben permanecer distinguibles. Agregar un recordatorio al calendario no sustituye la revisión del documento ni establece por sí solo un plazo legal.
Al cambiar de responsable, el despacho necesita ver la tarea, el archivo original, la fecha que confirmó quien la deja y si ya avisó al cliente. Litis Control describe asuntos, calendario y separación de información interna y comunicaciones al cliente. En una demostración pediríamos un comentario interno y un avance autorizado sobre el mismo asunto. Solo el segundo debe aparecer en el portal del cliente.
Una demostración en la que participa quien recibe el relevo
Tomaríamos dos expedientes ficticios y reasignaríamos una tarea en uno de ellos. La persona que recibe la tarea abre el antecedente, comprueba la fecha acordada y registra el avance. Luego probamos con un contacto del cliente autorizado únicamente para el arrendamiento. Debe encontrar la comunicación autorizada para ese asunto y el contacto que puede responderle, sin acceso a apuntes de trabajo o al segundo expediente por coincidencia de nombre.
Una solución jurídica especializada puede cubrir asuntos y agenda. Si ya funciona y el problema está en los avisos o la entrega de avances, en Obediente podemos evaluar un portal para clientes de un despacho jurídico conectado con los folios actuales. El primer alcance podría cubrir un tipo de asunto y las comunicaciones que el despacho decida publicar.