Software a medida
Software para talleres mecánicos: del presupuesto autorizado a la entrega
Una camioneta queda en el taller para un servicio de $2,400 MXN. Quien entrega las llaves comenta que la ventanilla tampoco sube. Por la tarde, caja tiene dos conceptos en pantalla y el encargado de la flotilla sólo recuerda haber aprobado uno. Un buen software para talleres mecánicos debería permitir resolver esa diferencia abriendo la orden, incluso si el asesor que recibió la unidad ya terminó su turno.
Quién entregó la unidad y quién puede aprobar el gasto
En este ejemplo, el conductor entrega la camioneta, recepción abre la orden OT-184 y la encargada de la flotilla autoriza el gasto. Si el sistema sólo admite un «contacto del cliente», la petición de aprobación puede acabar en el teléfono de quien necesitaba volver a la ruta. Conviene distinguir quién reporta la falla, quién acepta los importes y a quién se avisa que la unidad está lista.
La primera versión de la orden contiene el número económico de la unidad, el kilometraje de entrada, el servicio acordado por $2,400 MXN y la observación sobre la ventanilla. El técnico puede leer lo que reportó el conductor y registrar su diagnóstico. En el presupuesto, la observación sigue abierta hasta que exista una propuesta con piezas, mano de obra y fecha de entrega.
Una cotización adicional que conserve lo acordado
El taller propone $900 MXN por una pieza y $450 MXN por instalarla. Son $1,350 MXN adicionales y el total propuesto asciende a $3,750 MXN. La encargada debería ver, desde el celular, la diferencia y cuánto costaría el conjunto. Si decide dejar la ventanilla para otra visita, los $2,400 MXN del servicio inicial siguen vigentes y el adicional queda identificado como trabajo pospuesto.
La documentación del sistema mexicano Protaller muestra una manera de registrar el importe aprobado y solicitar otra autorización cuando el presupuesto aumenta. Para comprar o encargar un sistema, pediríamos probar qué sucede si el asesor envía el adicional, detecta que capturó mal el precio de la pieza y manda una versión corregida. El cliente todavía puede tener abierto el enlace anterior. Al intentar responder desde ahí, debería ver que esa versión fue sustituida. Taller, recepción y caja necesitan saber cuál contestó realmente el cliente.
Qué debe poder explicar caja al entregar las llaves
Si la encargada aceptó la segunda versión por $3,750 MXN y entregó un anticipo de $1,000 MXN, el saldo esperado en este ejemplo es de $2,750 MXN. La orden permite recorrer los dos trabajos aprobados, ver cuáles se terminaron y comprobar que el anticipo se registró una sola vez. Si pospuso el adicional y mantuvo el mismo anticipo, el saldo por el servicio inicial sería de $1,400 MXN.
Alguien que se incorpora en el turno de la tarde debería poder explicar cualquiera de esos totales sin buscar capturas en el chat del asesor. Para una flotilla con varias unidades probaríamos también qué ve cada contacto al abrir el enlace de la camioneta. La vista debe respetar los permisos que definió la empresa. En Obediente podemos diseñar un portal para que tus clientes revisen sus órdenes cuando el seguimiento de flotillas requiere permisos o formas de aprobación propias.
Cómo decidir qué parte del taller conviene digitalizar primero
Un taller con una sola recepción puede resolver buena parte del problema configurando correctamente un software para talleres. La inversión a medida se justifica mejor con una condición concreta, como una empresa cliente que autoriza por centro de costo o que exige cotejar cada orden con el número de su propio pedido antes del cobro.
Para delimitar una primera entrega, revisaríamos con tu asesor una orden que se cobró sin cambios y otra que se quedó esperando respuesta. De ambas necesitamos el recorrido y los conceptos, con los datos del cliente ocultos. Así podemos estimar si tu prioridad está en recepción, en la autorización móvil o en la conciliación de caja.