Agencias de viajes
Software para agencias de viajes cuando cambia una reserva después del anticipo
Tu asesora ya cobró un anticipo para un viaje a Oaxaca. El viajero quiere mover una noche y el hotel envía una tarifa nueva. Antes de contestar, la agencia necesita responder tres cosas. ¿Cuánto más pagará el viajero? ¿Qué falta por liquidar al hotel? ¿Qué margen tendrá ahora el expediente? Un CRM identifica la oportunidad comercial. El software de gestión de la agencia conserva las respuestas después de la venta.
Un viaje vendido en $24,000 y tres servicios por liquidar
Imagina una venta en pesos mexicanos con hotel por $12,000, transporte por $4,000 y excursión por $2,000 de costo. El precio pactado con el viajero es de $24,000. Bajo estos supuestos, el margen bruto del expediente antes de comisiones de cobro, gastos generales e impuestos es de $6,000, equivalente al 25 % del precio. Conviene declarar esa base para que dos asesores calculen el mismo porcentaje.
El viajero ha pagado $8,000 y la agencia ya transfirió $5,000 al hotel. Quedan $16,000 por cobrar al viajero. Por pagar a proveedores quedan $7,000 al hotel, $4,000 al transportista y $2,000 al operador de la excursión. Los dos movimientos dejan una entrada neta de caja de $3,000 en este ejemplo. La ganancia del viaje se calcula aparte. El expediente debe llevar cada pago al servicio correcto.
Cambiar una noche altera el costo aunque el viajero sólo vea un suplemento
En el ejemplo, el hotel confirma un incremento de $1,800 y el viajero acepta pagar $1,000 adicionales. El precio del viaje pasa a $25,000 y el costo total a $19,800. El margen baja a $5,200, o 20.8 % del nuevo precio. Si siguen vigentes los mismos anticipos, quedan $17,000 por cobrar al viajero y $8,800 por pagar al hotel. Transporte y excursión conservan sus saldos de $4,000 y $2,000. Así, el total pendiente con proveedores pasó de $13,000 a $14,800. Los $1,800 adicionales se pueden seguir hasta el cambio del hotel.
Antes de confirmar el cambio haría falta conservar la tarifa recibida, la aceptación del viajero y el folio actualizado del hotel. Si una de esas confirmaciones falta, la asesora necesita ver una modificación en trámite y poder recuperar la versión anterior. En una demostración, pide que otra persona reconstruya las dos versiones y explique los $800 de margen que se perdieron.
| Concepto | Cotización inicial | Tras el cambio |
|---|---|---|
| Venta al viajero | $24,000 | $25,000 |
| Costo de proveedores | $18,000 | $19,800 |
| Margen bruto | $6,000 | $5,200 |
| Margen sobre la venta | 25 % | 20.8 % |
Cuándo conviene usar software de agencia y qué merece integrar
Una web de viajes puede captar la solicitud y un CRM recordar a quién llamar. 4AgencyTravel documenta precios y costos por servicio, margen por reserva y un calendario de cobros. Para evaluar el control de pagos al hotel, además pediríamos recuperar el comprobante real desde el renglón del proveedor. La prueba es cargar los tres servicios, sus anticipos y el cambio sin poner el saldo del transportista en la cuenta del hotel. Si el programa ya lo resuelve, vale más revisar la configuración que encargar el mismo módulo de nuevo.
Cuando tu agencia ya usa una herramienta comercial y tesorería liquida desde otra, en Obediente podemos evaluar la integración del expediente de viaje con ventas y administración. Un presupuesto original, una modificación y dos comprobantes ficticios bastan para definir qué información necesita cada área antes de cotizar.
Si además de vender la excursión tu empresa la opera, otra decisión es cuántas plazas puede confirmar cuando dos salidas comparten guía o vehículo.