Servicios de banquetes
Software para banquetes cuando cambia el número de invitados después del cierre
El jueves por la tarde el cliente pide ocho lugares más para un banquete del sábado. Ventas responde que revisará la petición. Cocina ya imprimió cantidades, montaje separó las mesas y administración preparó el saldo final. Para aceptar el cambio, el equipo necesita saber qué versión presupuestó, cuál autorizó producción y cuáles eran las cantidades confirmadas hasta ese momento.
Ocho invitados más pueden cambiar dos listas de preparación
En un evento hipotético se confirmaron 90 asistentes, o pax en la orden de banquete. La versión aprobada distribuía 70 menús estándar y 20 vegetarianos. El cliente solicita ocho invitados adicionales, cinco con la primera opción y tres con la segunda. Si el equipo acepta el cambio, la versión nueva debe indicar 75 estándar, 23 vegetarianos y 98 lugares totales. Mientras se evalúa, el número confirmado sigue siendo 90.
No basta cambiar únicamente el encabezado a 98. El responsable debe comprobar que llegan ocho servicios adicionales de mesa, que las dos listas de preparación crecen en las cantidades correctas y que la distribución del salón permite esos lugares. Si la orden muestra 98 cubiertos y sigue desglosando 70 y 20 menús, hay ocho platos sin destino claro.
Quién recibe la versión vigente de la orden del evento
La orden de evento, a veces llamada BEO por sus siglas en inglés, reúne horario, asistentes, menú y notas para ejecución. Better Cater documenta una hoja que incluye conteo de invitados, cronograma y partidas de menú. Tripleseat distingue además las instrucciones internas que ve el personal. Antes de cotizar software, pide ver qué información llega al cliente y qué información usa cocina para preparar.
Mientras se evalúa la solicitud, si cocina ya compró insumos adicionales o sólo consiguió parte de lo necesario, el coordinador requiere esa respuesta antes de confirmar los ocho lugares. Una vez autorizado el cambio, conviene registrar quién lo aceptó, desde cuándo rige y qué versiones anteriores retiró cada área. Si se aprueba sólo una parte, el expediente debe indicar qué cantidad se acordó finalmente, con sus cambios por menú y por montaje.
Qué probar antes del siguiente banquete
Para la demostración, reproduce el evento con ventas, cocina y montaje. Pide el resumen antes y después de la solicitud, y haz que el segundo turno consulte las cantidades desde su propio equipo. Después intenta aplicar dos veces la misma modificación. El resultado correcto sigue siendo 98 si se autorizó la solicitud completa. El presupuesto debe reflejar el precio o ajuste pactado sin crear automáticamente un segundo evento.
Una plataforma de banquetes existente puede cubrir cotización, orden de evento y hojas de cocina. Cuando el salón usa un sistema y la cocina recibe instrucciones de otro, en Obediente podemos estudiar la integración entre ventas, producción y montaje del banquete. Un cambio posterior al cierre de invitados permite identificar el tramo que conviene resolver primero.
Si también rentas sillas y mesas para el evento, el cierre de cocina y la recuperación del mobiliario para el siguiente montaje ocurren en momentos diferentes.